AKKA/LAA klientu portāls: no manuāliem procesiem uz vienotu digitālu platformu

Biedrība AKKA/LAA ir kolektīvā pārvaldījuma organizācija, kas pārvalda autoru mantiskās tiesības Latvijā. Tā nodrošina autoru darbu izmantošanu, izsniedz licences, iekasē atlīdzību un izmaksā to autoriem. Organizācija darbojas kā tilts starp divām atšķirīgām klientu grupām – autoriem un licenciātiem – un pārvalda dažādu veidu darbus, tostarp muzikālos, literāros, dramatiskos un horeogrāfiskos.

Līdz šim klientu apkalpošana notika atsevišķi, turklāt manuāli, kas radīja ievērojamu administratīvo slogu. Autori bieži zvanīja, lai noskaidrotu atlīdzības statusu, savukārt licenciātiem bija grūti iesniegt atskaites un saņemt rēķinus par dažādiem darbu veidiem. Iepriekšējie mēģinājumi piedāvāt elektronisku reģistrāciju autoru darbiem bija ierobežoti funkcionalitātē un neaptvēra visas organizācijas vajadzības. Galvenais izaicinājums bija atrast veidu, kā savienot digitālu risinājumu abām klientu grupām, saglabājot stilistisko vienotību un nodrošinot efektīvu procesu automatizāciju.

Risinājums bija daudzfunkcionāls klientu portāls, kas apvieno abas klientu grupas un integrējas ar AKKA/LAA iekšējo sistēmu. Autoriem portāls ļauj reģistrēt darbus tiešsaistē, saņemt pārskatus par aprēķināto un izmaksāto atlīdzību, kā arī sekot atlīdzības statusam. Turklāt portāls identificē nereģistrētus darbus. Licenciātiem portāls nodrošina ērtu atskaišu iesniegšanu dažādiem darbu veidiem un rēķinu saņemšanu tiešsaistē. Visas darbības automātiski nonāk iekšējā sistēmā, ievērojami samazinot manuālo darbu un paātrinot datu apmaiņu.

Portāls būtiski atvieglojis ikdienas darbu, jo autoru reģistrētie darbi tiek verificēti tieši iekšējā sistēmā, un darbinieki var ātri reaģēt uz trūkstošām vai nepilnīgām atskaitēm. Autoriem vairs nav jāzvana, lai noskaidrotu atlīdzības statusu, un licenciāti var iesniegt atskaites un saņemt rēķinus bez papīra dokumentiem. Portāls apstrādā vidēji 350–400 jaunus muzikālos darbus mēnesī, un kopš darbības sākuma tas palīdzējis identificēt vairāk nekā 2 000 jaunu darbu. Digitalizētie procesi samazina administratīvo slogu, ļauj efektīvāk izmantot resursus un uzlabo klientu pieredzi, padarot gan autoriem, gan licenciātiem procesus daudz ērtākus un pārskatāmākus.

Projekts tika īstenots ar LIAA programmas “Atbalsts procesu digitalizācijai komercdarbībā” atbalstu.